Funktionen und Vorteile

Funktionen von net-files

net-files wird als Mietmodell (Software-as-a-Service) angeboten und bietet alle notwendigen Funktionen, die für eine reibungslose und einfach Zusammenarbeit von verteilten Teams notwenig sind, wie z.B.:

net-files versetzt Unternehmen in die Lage, ohne Anfangsinvestitionen und ohne Einschaltung technischer Experten innerhalb von wenigen Minuten ein eigenes Extranet/Intranet einzurichten und dies ohne Vorlaufzeit für Planung und Implementierung sofort zu nutzen.

Vorteile von net-files

Die wichtigsten Vorteile von net-files sind:

  • Der schnelle und übersichtlicher Aufbau sorgt für
    eine intuitive und einfache Bedienung
  • Die Nutzung erfolgt nur über das Internet und einen Web-Browser (keine Clientsoftware notwendig)
  • Der zentrale, immer aktuelle Datenpool vereinfacht
    die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten
  • Der einfacher Zugriff kann unabhängig von Zeit,
    Standort und Endgerät erfolgen
  • Alle Daten sind optimal gegen Zugriff Unberechtigter und Verlust geschützt
  • Alle Benutzer können zu beliebigen Gruppen mit unterschiedlichen Rechten zusammengefasst werden
  • Aufgrund der geringen Kosten kann die Entscheidung sofort und ohne den Einkauf bzw die IT-Abteilung getroffen werden
  • Durch das Mietmodell (Software-as-a-Service) erfolgt die Einrichtung und Nutzung innerhalb von wenigen Minuten

Dokumentenverwaltung

Der wichtigste Teil von net-files ist die Verwaltung von Dokumenten. Die wichtigsten Funktionen sind:

  • beliebige Strukturierung in hierarchischen Ordnern
  • einfacher Up- und Download mit korrektger Anzeige der aktuellen Uploadgeschwindigkeit und der voraussichtlichen Dauer des Uploads
  • Vergabe detaillierter Zugriffsrechte auf Ordner und Dateien
  • Versionsverwaltung von Dokumenten
  • Serverseitige Verschlüsselung der Dokumente
  • Check-in und Check-out bei Bearbeitung von Dokumenten
  • automatischer Virus Scan beim Upload von Dateien
  • Suche nach Attributen und im Volltext
  • automatische Benachrichtigung bei Änderungen/Ergänzungen einstellbar

iPhone Unterstützung

Alle Funktionen von net-files können auch von mobilen Endgeräten genutzt werden. Insbesondere wird das iPhone mit einem eigenen, auf die Möglichkeiten des iPhones optimierten Benutzerschnittstelle unterstützt. Diese umfasst u.a.:

  • Anzeige einer Vielzahl von Dokumenttypen (Ms-Office, PDF, Text, HTML etc.)
  • Upload per e-Mail
  • Anlegen und Verwalten von Benutzern und Gruppen
  • Anlegen und Verwalten von Ordnern
  • Anlegen und Verwalten von Aufgaben und Terminen
  • Diskussionen und Neuigkeiten
  • Suche

Weiter Informationen zur iPhone Unterstützung finden Sie hier

Aufgaben und Termine

Mit net-files können Sie die gemeinsamen Termine und Aufgaben des ganzen Teams oder kleiner Arbeitsgruppen auf einfachste Weise verwalten und an die Teilnehmer verteilen. Die wichtigsten Funktionen bei den Aufgaben und Terminen sind:

  • einfache Anlage und Verwaltung von Aufgaben und Terminen
  • automatische Benachrichtigung bei Erstellung und Änderung an alle Teilnehmer möglich
  • automatische Übernahme von Aufgaben und Terminen in Outlook und andere Kalender
  • Speicherung von Dokumenten zu jedem Termin / jeder Aufgabe

Benutzerverwaltung

Mit der integrierten, intuitiven Benutzerverwaltung können auch EDV Laien hunderte von Benutzern und Gruppen administrieren. Die Benutzerverwaltung umfasst:

  • Einfaches Anlegen, Ändern und Löschen von Benutzern
  • Neue Benutzer erhalten ein automatisch generiertes e-Mail mit ihren Zugangsdaten
  • Einfaches Anlegen, Ändern und Löschen von Gruppen
  • Einfache Zuweisung von Benutzern zu Gruppen
  • Ein Benutzer kann Mitglied beliebig vieler Gruppen sein
  • Beliebig viele Administratoren für die Verwaltung des ganzen Datenraumes möglich
  • Anlegen von Gruppenadministratoren für die Verwaltung einzelner Gruppen

Online Konferenzen

Alle Mitglieder eines Datenraumes können ohne weitere Zusatzkosten mit Hilfe von net-conference Online Konferenzen und Präsentationen starten und daran teilnehmen. net-conference wird als eigenständiges Programm installiert und wird über net-files gestartet. net-conference bietet folgende Möglichkeiten:

  • Audio- und Videokonferenzen
  • Desktop/Application Sharing
  • Gemeinsame Dokumentenbearbeitung
  • Diashow
  • gemeinsames Browsen
  • Whiteboard
  • Chat
  • Speicherung und späteres Wiederabspielen von Konferenzen

Individualisierbarkeit

Um den Bedürfnissen der Nutzer und Kunden gerecht zu werden, besitzt net-files eine Reihe von Möglichkeiten zur Anpassung:

  • Jeder Benutzer hat eine individuelle Startseite (Portal Seite), auf der individueller Hinweistexte, neue bzw. zuletzt benutzte Dokumente sowie persönlichen Aufgaben und aktuellen Termine angezeigt werden
  • Der Benutzer kann aus einer Reihe vordefinierter Erscheinungsbilder das auswälen, das ihm am besten gefällt
  • Das Erscheinungsbilde (Farben, Icons, etc.) kann individuell an das Corporate Design des Kunden angepasst werden
  • net-files kann nahtlos in den Webauftritt des Kunden integriert werden

Forum und Nachrichten

Mit Hilfe des integrierten Diskussionsforums können beliebige Fragestellungen im Team schnell gelöst und die Ergebnisse für alle Benutzer einfach dokumentiert werden. Zusätzlich können mit Hilfe des Diskussionsformus schnell und einfach Umfragen unter den Benutzer durchgeführt werden.

Über die integrierte Nachrichten Funktion - eine Art Gruppen Chat - können einfache Textnachrichten sehr schnell an alle Mitglieder des Teams oder an ausgewählte Gruppen verschickt werden. Diese Nachrichten werden bei den Empfängern automatisch angezeigt. Alle Nachrichten werden archiviert und können z.B. auch als Dokumentation für den Projektfortschritt genutzt werden.

Sicherheit

Die Sicherheit Ihrer Daten ist uns wichtig. Daher beinhaltet net-files die folgenden Leistungen ohne Zusatzkosten:

  • gesicherter Zugriff über SSL-Verbindungen
  • Schutz vor unberechtigtem Zugriff durch eine Firewall
  • Spiegelung und tägliches Backup aller Daten
  • regelmäßige kostenlose Software Updates und Upgrades
  • Backup des gesamten Datenbestandes auf Datenträger am Ende der Vertragslaufzeit
  • Biometrische Identifikation (optional)
  • Kennwort Safe

Dokumente online bearbeiten

net-files hat eine Reihe von Online Anwendungen integriert, damit die Benutzer ihre Dokumente direkt im Datenraum ansehen, erstellen und bearbeiten können. Dies beschleunigt und vereinfacht die Arbeit deutlich, da ein umständlicher Up- und Download entfällt. Folgende Dokumente können direkt im net-files Datenraum geöffnet werden:

  • Unformatierter Text (.txt)
  • Formatierter Text (.htm, .html)
  • Word Dokumente (.doc, .dot etc.)
  • Excel Dokumente (.xls, .xlt etc.
  • PowerPoint Dokumente (.ppt, .pps etc.)
  • Mind Maps (.mind, .mm, mmap)
  • Pläne (.dwf, .dwfx - nur Ansicht)
Das Öffnen und Bearbeiten der oben genannten Dokumente erfolgt mit integrierten online Anwendungen, die direkt im Browser laufen, d.h. es wird keine Software auf dem PC installiert.

Biometrische Identifikation

Ab der neuen Version 5.2 von net-files können sich alle Benutzer statt mit Benutzername und Kennwort nun bequem und sicher mit ihrem biometrischen Internetpass der AXSionics AG identifizieren.

Bei dem AXSionics Internetpass handelt es sich um eine Karte in Scheckkartenformat mit einem kleinen Display und einem Lesegerät für Fingerabdrücke. Der Vorteil dieser Karte ist, dass alle biometrischen Informationen ausschließlich auf der Karte und nicht in zentralen Systemen gespeichert werden. Ab sofort können sich alle Benutzer von net-files statt mit Benutzernamen und Kennwort mit dieser Karte und Ihrem Fingerabdruck identifizieren.

Weitere Informationen zum AXSionics Internet Passport.

Alternativ kann von einem Benutzer auch verlangt werden, dass er zur erfolgreichen Identifikation nicht nur seinen Benutzernamen und sein Kennwort eingeben muss, sondern darüber hinaus noch einen 6-stelligen Token, den er von net-files per SMS auf sein Mobiltelefon zugeschickt bekommt.